Manual de Procedimientos Internos
Manejo de Notas Numismáticas – Compras, Soportes y Devoluciones
Establecer los lineamientos internos para la gestión de las notas numismáticas adquiridas por compradores, definiendo los procedimientos de soporte, registro, entrega y políticas de devolución.
El propósito es garantizar la transparencia, trazabilidad y seguridad jurídica, blindando a la organización frente a posibles reclamaciones indebidas, fraudes o malinterpretaciones.
Este manual aplica a todas las transacciones de compra y venta de notas numismáticas realizadas por la empresa, independientemente del monto, canal de venta o ubicación geográfica del comprador.
1. Registro de la transacción:
- Toda compra debe registrarse en el sistema interno (libro físico o digital).
- Se debe incluir: Nombre completo del comprador, Documento de identidad, Dirección de contacto y teléfono, Medio de pago utilizado, Detalle de las notas adquiridas (serie, denominación, referencia, número de unidades)
2. Generación de soporte de compra:
- El comprador recibirá un Comprobante Oficial de Compra (COC) emitido por la empresa. Esto se hace a solicitud del mismo.
- El soporte incluirá: Número de orden o factura, Fecha y hora de la compra, Cantidad y características de las notas adquiridas, Declaración expresa de aceptación de la política de devoluciones y custodia.
3. Custodia temporal:
- Las notas adquiridas permanecerán bajo custodia de la empresa hasta el momento de entrega física o digital (cuando aplique).
- La empresa se reserva el derecho de verificar la autenticidad, estado y condiciones de las piezas antes de liberarlas.
- La entrega será presencial o mediante envío certificado según lo acordado. Si y solo si el comprador las solicita en su domicilio.
- El comprador deberá firmar un acta de entrega y recibo conforme, en la que declara que verificó el estado físico de las notas, reconoce la autenticidad de lo recibido y renuncia a reclamaciones posteriores por defectos visibles.
1. Carácter general:
- Las notas numismáticas son bienes de colección, únicos e irrepetibles, por lo que NO están sujetas a devoluciones ni cambios una vez realizada la compra y entregado el acta de recibo.
2. Excepciones:
- Únicamente se aceptará una devolución en caso de error comprobable en el envío (ejemplo: se entregó una denominación distinta a la adquirida) o falla grave en la autenticidad certificada por un perito externo reconocido y avalado por la empresa.
3. Plazo de reclamaciones:
- Toda reclamación deberá presentarse máximo dentro de las 24 horas siguientes a la entrega física de la nota.
- Pasado este plazo, la empresa no aceptará reclamos bajo ninguna circunstancia.
- Solo aplica a quienes reciben el material en su domicilio o coordenadas indicadas.
4. Procedimiento de devolución (cuando aplique):
- El comprador deberá presentar: Comprobante Oficial de Compra (COC), Acta de entrega firmada, Informe pericial (si es por autenticidad).
- el comprador presentara una carta de desistimiento ante la empresa, renunciando a la propiedad del material comprado y suscrito en mesa. propiedad del material adquirido
- La empresa verificará la solicitud en un plazo de 5 días hábiles.
- si y solo si es efectiva la devolución, tendrá una demora para su entrega de 30 a 40 dias.
- Si procede, la devolución se realizará en el mismo medio de pago utilizado por el comprador.
1. Aceptación de términos:
- Al realizar la compra, el comprador tiene derecho a conocer este manual y la política de devoluciones.
2. No responsabilidad por uso indebido:
- La empresa no se hace responsable por daños, pérdidas, alteraciones o manipulación de las notas una vez entregadas al comprador.
3. Fraude y mala fe:
- En caso de detectar intención fraudulenta, suplantación o manipulación indebida de piezas, la empresa se reserva el derecho de rechazar la transacción, anular garantías y emprender acciones legales.
- En caso de alteración o fraude en Boucher de compra, la empresa se reserva el derecho de admisión y representación, a lo cual responderá con una carta de desistimiento al supuesto comprador, o de quien se tengan indicios de fraude.
- Todo el personal deberá custodiar de manera adecuada las notas bajo resguardo.
- Exigir siempre la firma de actas y comprobantes.
- Mantener un archivo físico y digital con soportes de todas las operaciones.
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Las devoluciones solo pueden ser realizadas dentro de los 15 días siguientes a la compra
